Das banale Problem der Zusammenarbeit an Dokumenten, oder schnell mal etwas einem Bekannten zu senden wird immernoch mit dem eigentlich nur für Texte geeigneten Format Mail durchgeführt. Jeder kennt, dass man nicht unendlich große Dokumente per Mail versenden kann. Oder der Virenschutz bestimmte Anhänge nicht zulässt. Gerade wenn man häufig mit Externen kommuniziert benötigt man hier eine sinvolle Lösung. Es gibt viele Dienste, die schlicht den Versand von großen Dateien ermöglichen, jedoch nur wenige, die ein solches Leistungsspektrum wie drop.io bieten.

Was ist Drop.io:
Bei diesem Dienst erstellt der Anwender sogenannte Drops. Ein Drop ist zunächst eine URL in der Form http://drop.io/DROPNAME. Unter diesem Drop können dann eine oder mehrere Dateien abgelegt werden. Der Benutzer hat die Möglichkeit zu bestimmen, ob jeder den Drop ansehen kann oder nur mit Passwort, oder ob ein Passwort benötigt wird um Dateien zu ändern. Damit lassen sich die Drops sehr vielseitig nutzen. Entweder als Projektablage, zur schnellen Freigabe einer Datei im Internet oder einfach nur zum schnellen Austausch einer Datei. Über den eingebauten Viewer werden viele Dokumentenformate bereits in eine webtaugliche Voransicht umgewandelt. Für jeden Drop wird ein RSS Feed erzeugt und man kann mobile Endgeräte nutzen um mit der Platform zu arbeiten.

Zeitersparnis:
Zunächst war es für mich wirklich nur die Suche nach einem System, mit dem ich das 8-10 MB Limit pro Mail umgehen konnte – ohne dass ich etwas auf meinen privaten Webspace lade. Des weiteren wollte ich die zu versendende Datei nach einer bestimmten Zeit wieder gelöscht wissen. Beides ist mit Drop.IO möglich. Bedenkt man die Zeit, die zum Login auf den Webspace und dem Hochladen – URL Versenden benötigt wird würde ich sagen, dass ich ca. 5 Minuten pro Fall eingespart habe, wenn ich Drop.IO verwendete. Zusätzlich kam noch das Problem mit Aktualisierungen. Einige Personen, mit denen ich Dokumente ausgetauscht habe mussten erst mühsam FTP in der Firewall freischalten lassen etc.. etc… kurzum hier entstand noch einmal eine Zeitersparnis.

Den größten Aha-Effekt hatte ich jedoch, als ich Drop.IO für den mehrmaligen Austausch der gleichen Datei nutzen musste. Hierbei hatte ich eine E-Mail Benachrichtigung aktiviert für den Fall, dass sich ein Drop ändert. Da meine Kollegen in den USA arbeiteten bestand ein guter Zeitversatz. Dank der Nutzung des Systems war ein bequemes – asynchrones arbeiten möglich.

Hinweis
Wie auch bei den anderen vorgestellten Timesaver – stehe ich mit Drop.IO in keiner geschäftlichen oder sonstigen Beziehung. Bekomme kein Geld für diesen Artikel oder sonststige Gegenleistungen.